为了给员工创造一个干净、整洁、舒适的工作场所和空间环境，保持设备良好的运行环境，提高设备运转率。促进公司特有的企业文化氛围，达到提高员工素养、公司整体形象和管理水平人目的。5S咨询公司特推出办公室文件5S管理实施方法。

一、文件5S管理

（一）、文件5S管理—整理

①、明确哪一类文件需要，哪一类不需要；

②、无效和不需要的文件及时清理。 

（二）、文件5S管理—整顿

①、将文件分门别类保存；

②、制作目录索引，便于查找。 

（三）、文件5S管理—清扫

①、防潮防尘防虫；

②、定期修补维护。 

（四）、文件5S管理—清洁

①、专人管理；

②、责任分明。 

（五）、文件5S管理—修养

①、使用完后及时归位；

②、爱护文件，节省用纸；

③、按规定要求制定发行文件资料。 

二、文件5S管理—存档管理 

1、使用适合的文件夹：

①、选购一些容易存放、拿取、保管的文件夹；

②、大小：根据文件大小选择A4A3或B5等类型；

③、颜色：可活用色别管理，有规律选择使用，但切忌五花八门；

④、厚度：根据文件量考虑5厘米或8厘米、10厘米等规格。 

2、在文件夹的封面、侧面上注明类别名称、管理责任人、保管期限等。 

3、在首页建立目录表，必要时每一类设一张位页，便于迅速寻找。 

三、文件5S管理—日常管理

①、设置专门的文件柜，用于存入文件；

②、设置条形带，便于管理和取放；

③、定期整理，做好防潮、防虫、防火等工作。 

四、文件5S管理—日常维护

①、发行新版本时，及时回收销毁旧版本；

②、仅具有参考价值的资料，要特别注明；

③、文件变更时，要及时更改目录索引。