企业办公室目视管理规定
发布时间:2016-01-20 丨 发布作者: 6S咨询服务中心 丨 关注人数:
一、办公室目视管理规定目的
为营造一个干净、整洁、舒适的办公场所,合理配置、使用各种资源,减少浪费,降低办公成本,使企业办公管理、现场管理及文化建设提升到一个新层次,塑造良好的企业形象,5S管理咨询公司特制定办公室目视管理规定。
二、办公室目视管理范围
本制度适合办公室及车间办公区域
三、办公室目视管理规范
(一)目视管理—整理
1、对所辖区域的物品、设备、空间做盘点,并区分其“要”和“不要”。
分类如下:
(1) 设备:电脑、打印机、文具、书籍等。
(2) 空间:柜架、桌椅、储物箱、文件柜等。
(3) 物品:个人用品、装饰品。
2、依据《必要品的使用频率和常用程度基准表》决定物品的“要”与“不要”。
“不要”物品经各部门领导判定后,集中报废或拍卖。
(二)目视管理—整顿
1、办公桌:桌面除电脑、水杯、电话、笔筒、必要处理文件,不允许放其他物品;人离开半小时以上应将桌面收拾干净。
企业办公室目视管理规定
2、抽屉:根据公司现有抽屉的格局,暂定分类放置这些东西:
a、公用品一般的常用品:笔、订书机、涂改液、即时帖、便条纸、橡皮、计算器等并划区域放置;
b、A4的文件资料(分类标识放置);
c、个人物品,如工作服、手袋等。
3、坐椅:靠背、坐椅一律不能放任何物品,人离开时椅子调正,离开半个小时以上,椅子应放回桌洞内。
4、垃圾篓:置于指定地点,不得随意移动,垃圾不得外溢,垃圾娄装到2/3时情形更换清理;垃圾需分类丢弃(可回收垃圾,不可回收垃圾)
5、饮水机:置于指定地点,不得随意移动,需保持饮水机的干净整洁
6、报刊:必须上报架,及时更换,报刊阅完后放到指定地点。
7、个人物品:如摩托车头盔、外衣、手袋,严禁随意放在办公桌椅上应置于抽屉柜内;
8、桌洞下不得堆积杂物。
9、文件柜:
(1)文件柜必须定置摆放,文件柜内的物品也必须分类并定置摆放;
(2)文件柜表面贴标签,标签一律贴在门的左上角;
(3)文件柜内贴有“物品清单”,“物品清单”一律贴在门的左上角;
(4)文件柜内物品必须按“物品清单”摆放整齐,不允许混乱摆放;
(5)文件柜所有文件标示需颜色规格统一。
10、文件、资料管理整顿:
(1)将文件按照待处理、处理中和已处理分类放置,此外还有机密类文件。根据应用情况应将分为每日必用、常用和常不用三种,常不用的文件要尽快处置;
(2)硬盘里的电子文档、资料分类必须条理清晰,电子文件需要永久、长期保存的,应形成纸质和办公软件等双套介质材料归档保存;
(三)目视管理—清扫
公司办公楼及公共区域(如通道、楼梯、卫生间)依照办公室值日表轮值清扫;
每日个人办公区域清扫的对象:桌面,桌洞;办公设备:电脑、传真机、复印机、打印机、文件柜等等。
四、目视管理巡查制度
巡查:由综合办公室主任担任“目视管理巡查员”, 负责全公司“目视管理”检查,对于严重缺失的需拍照记录,拍照做成“办公室目视化查核不合格报告书”。由缺失者或缺失单位提出整改措施,直至完成。
改善:各单位必须针对目视管理规定查核缺失,提出改善对策。
奖惩:每季度公布分公司目视管理评比成绩并提报奖惩。
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