5S管理来源于日本，是指整理（SEIRI）、整顿（SEITON）、清扫（SEISO）、清洁（SEIKETSU）和素养（SHITSUKE）五个项目。为了机关办公室更好地推行5S管理，理顺工作现场秩序，消除工作中一切不合理因素，减少因为环境因素带来的干扰作用，打造“整洁、有序、舒适、安全”的办公现场，最终达到改善办公环境、提升企业效能和企业形象的目的。5S咨询公司专家特制定出了机关办公室5S管理实施方案。  

机关办公室5S管理实施方案

 

一、5S管理实施方案之主要内容  

整理——把工作场所的任何东西区分为“有必要的”和“没有必要的”，除了有必要的留下来，其余的都消除掉；  

目的：腾出空间，空间活用，防止误用，塑造清爽的办公场所。  

整顿——把留下来必要用的物品依规定位置摆放整齐，明确标识；  

目的：工作场所一目了然，消除寻找物品的时间，整整齐齐的工作环境，消除过多的积压物品。  

清扫——将工作场所内看得见与看不见的地方清扫干净；  

目的：保持工作场所干净、亮丽，避免安全隐患。  

清洁——将整理、整顿、清扫进行到底，并且制度化，经常保持环境处在美观的状态；  

目的：创造明朗现场，维持上面3S成果。  

素养——每位成员养成良好的习惯，并遵守规则做事，培养积极主动的精神；  

目的：培养有好习惯，遵守规则的员工，营造团队精神。  

安全——重视全员安全教育，时刻都有安全第一的观念，防范于未然。  

目的：建立起安全的办公环境，所有工作都在安全的前提下进行。  

 

二、5S管理实施方案之组织机构  

为扎实有效推进机关5S管理工作，成立机关办公室5S管理工作推行领导小组。  

组长：XXX  

成员：XX、XXX、XX、XXX..........  

领导组下设推行5S管理项目实施组和效能督导组。  

项目实施组组长：XX  

成员：XX、XXX、XX、XXX..........  

项目实施组主要职责：组织协调各部门开展5S管理培训，开展宣传动员工作；推行5S管理工作方案和执行标准；协调各部门定期召开推行5S工作例会，及时沟通信息，商讨解决问题，研究确定下一步推行工作。  

效能督导组组长：XXX  

成员：各部门5S管理督导员。  

效能督导组主要职责：定期对各科室推行5S管理工作执行情况进行督导检查，做出相应通报并运用到月度机关效能考核。  

 

三、5S管理实施方案之实施步骤  

（一）5S管理—整理阶段  

1、整理的实施细则  

（1）将必需与非必需文件资料和办公用品分开，在办公桌上只放置必需文件资料和办公用品，消除混淆，防止差错；  

（2）按照实际工作需要（马上要用的和暂时不用的）归纳、整理各种文件、资料、书籍和办公用品；  

（3）对办公桌上、文件柜内物品实行分类，按统一规定摆放；  

（4）每日自我检查，循环整理。  

2、整理的范围：  

（1）个人责任区是指个人的桌面、抽屉、电脑、文件柜以及个人办公桌周边及所在办公室的地面(部门库房内物品由部门负责人指定人员整理)。每个人均有责任做好个人责任区的5S工作；  

（2）公共责任区是指走廊、公共通道、楼梯口、洗手间和未分配到部门的办公区域，由5S管理项目实施组制定标准，并指定专人整理。  

3、整理的方法  

按照使用的频率，将使用频率高的文件资料和办公物品放置在办公现场附近的地方，将使用频率不高的文件资料和办公物品进行集中管理，具体的判定标准结合ABC分析法加以实施。 

文件资料和办公物品整理的ABC分析法  

 

机关办公室5S管理实施方案

 

备注：以使用频率的高低来区分，高的为A，依次为B和C。  

（二）5S管理—整顿阶段  

1、整顿的实施细则  

（1）按照公开、透明的原则，采用清晰、标准的标识，对各种文件资料和办公用品进行一目了然的管理；  

（2）将需要用的文件资料和办公用品放置在方便拿取的位置，减少寻找所需时间；  

（3）按照办公物品摆放平面图，对办公所需物品的位置进行规范。  

（4）对文件资料和办公物品进行标识，要做到标识明确、编号统一、按顺序和规定位置摆放。  

（5）对文件资料盒和办公用品的标识、存放位置进行规范，保证标识与存放用品相一致；  

（6）对电脑、电话线集束，确保线路无辫结，各类插头、开关、插座无损坏；  

2、整顿的内容  

（1）文件、资料、书籍、电脑桌面等；  

（2）办公桌椅、文件柜、电话等；  

（3）办公室内各种线路和电源接口。  

3、整顿的方法  

（1）运用定置管理确定办公室内办公物品和文件资料的合理放置位置；  

（2）办公室内办公物品位置确定后，运用色彩管理对物品进行标识，用不同的颜色定位，以示区分。  

（三）5S管理—清扫阶段  

1、清扫的实施细则  

（1）明确每天上下班前十分钟作为清扫时间，每个机关工作人员在个人责任区内进行彻底的清扫；  

（2）对清扫过程中发现的问题及时进行整修；  

（3）保证办公室内所有物品洁净，电脑、电话、打印机等设备无故障；  

（4）清扫工具摆放整齐、干净有序，垃圾桶日清日洁。  

2、清扫的内容  

（1）办公室窗、墙、地板等；  

（2）办公桌、文件柜等办公用品；  

（3）电脑、电话、打印机等办公设备。  

3、清扫的方法  

从大到小；从上到下；从里到外；从角落到中央  

（四）5S管理—清洁阶段  

1、清洁的实施细则  

（1）办公室所有物品严格按定置标准管理；  

（2）定期检查，确保工作环境保持美观整洁。  

2、清洁的内容  

（1）每天上下班各花10分钟做好5S工作；  

（2）每天随时自我检查，对不符合规范的情况及时纠正；  

（3）保持整理、整顿、清扫的成果。  

（五）5S管理—素养阶段  

具体要求：  

（1）自觉遵守各项规章制度，工作认真，主动服务，积极维护公司形象；  

（2）持续推行5S管理直到成为全体干部职工共有的习惯；  

（3）以创建文明单位和开展创先争优等各种活动推动提升5S管理。  

 

四、5S管理实施方案之进度安排  

第一阶段（3月21日-31日）：宣传动员阶段。在确定方案和建立组织的基础上，利用各种渠道广泛开展5S管理活动宣传动员，进一步提高认识，确保全员参与。  

第二阶段（4月1日-10日）：执行和检查考评标准建立阶段。制定办公物品定置标准、管理看板、相关标识和具体的检查考评标准。  

第三阶段（4月11日-4月25日）：整理与整顿阶段。对文件资料和办公用品进行分类整理，张贴统一制作的各类标识，并按照办公物品定置图进行规范摆放。  

第四阶段（4月26日-5月10日）：清扫与清洁阶段。清扫办公现场脏污，妥善处理好暂时不用和不再用的物品；开展自查和巡查，对不规范情况及时修整，保持整理、整顿、清扫阶段性成果。  

第五阶段（5月11日-5月31日）：素养与安全阶段。保持良好的行为习惯，自觉遵守各项规章制度，保持“整洁、有序、舒适、安全”的办公环境。  

第六阶段（6月1日-7月31日）：检查考核及总结阶段。组织定期检查，开展推行情况考核，建立长效机制；开展阶段性总结，总结经验和不足，制定下一年度推进目标和任务。

 

五、5S管理实施方案之考核办法  

将5S管理纳入市局（公司）机关效能考核，按照制定的5S管理检查考核标准，每月由效能督导组进行巡查，记录考评结果并运用到月度绩效考核中。  

六、5S管理实施方案之保障措施  

1、5S管理推行项目实施组负责制定5S管理执行标准；每周召开碰头会，及时商讨解决推行过程中存在的问题，组织检查推行和落实的具体情况。  

2、针对5S管理的内容、目的、推行要领、实施办法等对全体职工开展培训，提高全员参与5S管理的积极性和主动性，保证5S管理的推行工作顺利开展。  

3、通过部门自检、互检、督导组定期巡检等方式，对5S管理不达标的情况及时提出修正意见，并督促其整改。  

4、建立5S管理推行长效机制，通过不间断的检查评比和考核活动，督促全员做到常分类、常整理、常清洁、常维护、常规范，让员工养成良好的职业素养和行为习惯，促进企业管理水平的持续改进。  

 

附：机关办公室月度5S管理检查考评表  

 

机关办公室5S管理实施方案