6S咨询服务中心5S管理咨询公司概述：5S是日文SEIRI（整理）、SEITON（整顿）、SEISO（清扫）、SEIKETSU（清洁）、SHITSUKE（修养）这五个单词的缩写，也是该管理工具的经典步骤。随着近几年的发展，5S管理从制造现场扩展到了文职办公场所，接下来讲讲5S管理在文秘工作中的应用。

文秘工作需要5S管理

根据对美国200家大公司职员作的调查，公司职员每年都要把6周时间浪费在寻找乱放的东西上面。这意味着，他们每年要损失10%的时间。对付这个“时间窃贼”，有一条最好的原则：不用的东西扔掉，不扔掉的东西分门别类保管好，这正是5S管理的精髓。5S是一种管理工具，更是一种方法和习惯，它同样也适用于文秘工作中的资料与信息管理。

一、5S管理之SEIRI（整理）

工作现场，区别要与不要的东西，只保留有用的东西，撤除不需要的东西。对文秘工作来讲，整理的范围应该包括两大方面：

一方面是工作场所和空间环境，排列整齐、井然有序的工作环境能够让人感受到明朗愉快的气氛，从而满足人们的心理需要，达到提高效率的目的。

另一方面，指的是对电子文档的整理和归档。随着时间的推移和积累，在工作中获得和产生的各方面素材（文字、图片、图表）越来越多，许多人习惯将材料存放在电脑桌面上，结果桌面上变得“乱花渐欲迷人眼”，资料查找起来费力费时费眼，极易引起烦躁情绪，因此对电子资料进行定期整理存档非常有必要。

那么如何区分“要”与“不要”呢？5S管理理念告诉我们，可以依据物品的使用频率和常用程度来区分。必要（有效）文件要及时进行存档；不要（过期无效）的，及时清理。

整理的过程是甄别的过程，同样也是材料收集的过程，因经常使用ppt进行汇报材料制作，因此我专门建立了ppt素材的文件夹，遇到有重大事项的宣传报道及照片，我会及时纳入囊中。就避免了在ppt制作时间紧张的情况下，四处收集图片，从而大大提高了工作效率。

二、5S管理之SEITON（整顿）

把要用的东西，按规定位置摆放整齐，并做好标识进行管理；其目的就是能在30秒内找到要找的东西，将寻找必需品的时间减少为零。办公区域同类的物品可进行集中摆放、区域摆放，根据使用习惯，将东西排在特定的、便利的位置上。电子版材料的整顿则更需要技巧。按照我的工作范围，素材基本上分为两大类：纯文字材料和PPT材料。两者从编写至最后定稿，均会产生多个中间版本，应用最多、传递最广的为终版文件，因此，我单独建立了终版材料的文件夹，将所有终版文件集中存放，查找起来准确、方便。

三、5S管理之SEISO（清扫）

将不需要的东西清除掉，保持工作现场无垃圾，无污秽状态。应该说整理、整顿之后就可大刀阔斧进行清理了。办公区域有限，清扫对象相对明确，将无用的东西清理掉，体会到的就是简约美观、整齐舒适了。电子版材料则不尽相同，电子版材料占的内存空间相对小得多，所占外部空间亦可增大或转移，因此可视情况在一定程度上多保留一些。如综合性材料的编写需要各部门提供大量的素材，有些内容在终版材料中较少得到体现，但作为原始材料，也可以考虑予以保留。材料编辑的中间版本建议不要保留太多，当然有重要修改的中间版本可予以保留。在版本标识方面，外观上可在文件的命名上加以区分，中间版本最好标明修改日期，终版最好在文件名中注明“定稿”二字，区分起来便可一目了然；内容上，后一版本对于前一版本的文字改动，最好以字体颜色等加以标注。

四、5S管理之EIKETSU（清洁）

将整理、整顿、清扫进行到底，认真维护和保持最佳状态。清洁工作是对前面三项工作的深入，监督和制度化是维持成果的有效途径，为此，我们制定了部门《5S管理实施办法》，由专人对办公区域环境进行检查，及时督促整改。也根据《档案归档范围及保存期限》的要求，推动部门人员定期对文件进行及时整理、整顿，及时归档，推动了部门工作的流程化和执行力的提升。

五、5S管理之SHITSUKE（素养）

通过进行上述4S的活动，养成良好的工作习惯。有人说，习惯是你最好的帮手，也可能成为你最大的负担。利用5S管理工具对资料和信息进行整理和分类，只是文秘工作基础工作的一部分，但如果能够成为我们的工作习惯，对于文秘工作效率的提升大有裨益。