6S咨询服务中心5S培训公司概述：在办公室工作的人员经常会接收、传达、保存大量的文件资料，如果不注意这些文件资料的管理很容易导致文件积压甚至丢失。5S管理是一种简单易学、容易运用的管理方法，能够很好地提高办公室文件管理的效率。

办公室文件5S管理

5S是一种管理，确切地说是一种管理思路、一种管理理念。5S管理起源于日本，是指在生产现场对人员、机器、材料、方法等生产要索进行有效地管理。“5S”指的是整理（SEIRI）、整顿（SEITON）、清扫（SEISO）、清洁（SEIKETSU）和素养（SHITSUKE）这5个词的缩写。因为这5个日语单词的罗马拼音的第一个字母都是“S”，所以简称“5S”。办公室5S管理的具体内容如下：

一、整理

5S管理中整理的含义是将工作区城内所有东西区分为“有必要的”和“不必要的”，把“必要的”东西与“不必要的”东西区分开，并把不必要的东西处理掉，目的是腾出空间、防止误用，塑造一个清爽的办公环境。在实际工作中，办公室经常会收到各种各样的文件，如果没有及时整理，文件就会堆积如山，更严重的会把文件丢失。出现这种情况时，我们要做的首先是要把文件分类，分类的原则按照“马上要使用的”、“暂时不用的”、“长期不用的”、“不需要保存的”来区分，这样分类有两个意义：第一个意义是处理不需要的文件，可以腾出空间。第二个意义是把需要保留的文件按照轻重缓急的程度分类。

二、整顿

5S管理中整顿的含义是将需要的文件摆放成工作人员可以清楚并便于使用的状态，即不需要再花费时间去寻找而可以直接使用的状态。这样做的目的是让文件摆放一目了然，塑造一个井井有条的办公环境。完成整顿环节需要达到以下三个要求：

第一个要求就是要确定文件的摆放位置，比如说，教师的考勤文件应当摆放在第一个文件柜的第一层，这就确定了文件的位置。

第二个要求是要分类摆放，比如教师考勤放第一个文件柜、学生的考试文件放在第二个文件柜，这就是分类摆放。

第三个要求是对文件进行标识。这个过程非常重要，标识的合理性直接影响文件批量管理的效率。如何进行文件标识呢，首先要了解标识基本知识，文件标识可以采用单一的数字、字母、文字或数字、字母和文字的组合来表达一定的意义作为文件的标识，目的是用简单易懂的符号来标记目标文件的位置。

例如：“教师考勤文件”放在“第一个文件柜”的“第一层”，文件的名称为“教师考勤”，我们可以用“0101JSKQ”来标记这个文件的位置，“0101JSKQ”中第一个“01”代表第一个文件柜、第二个“01”代表文件柜的第一层、“JSKQ”是中文教师考勤的缩写，让人容易理解和接受。配合完整的标识清单能大幅度地提高文件管理、查询、调用的效率。

三、清扫

5S管理中清扫的含义并非单一的打扫、清除的意思，它的意思是经常清扫保持文件资料的整洁。着重点是“经常”和“保持”。目的是持续前面两个“S”的成果。例如有新文件时，直接按照整理和整顿的要求，该清除的清除，需要保存的赋予新文件一个标识将其放在规定的位置，并将标识的清单更新。这样办公室就不会有积压的文件，也不会将文件遗忘或者丢失。

四、清洁

5S管理中清洁的含义是将整理、整顿、清扫这三个环节标准化、制度化。目的是维持前三个“S”的成果，让这3S成为工作的习惯。试想如果半年才整理一次文件的话，实际也就没有什么意义了，文件资料又会堆积如山，失去了前面三个“S”的意义了。“清洁”这个环节在之前的基础上提出了更高的要求，目的是把“整理”、“整顿”、“清扫”当成一种好的“习惯”去做，渐渐地形成文件管理的标准和制度。“整理”、“整顿”环节是阐述一种正确的工作方法，“清扫”是强调把好的工作方法当成好的习惯。而“清洁”的含义在于将好的“习惯”坚持下去当成标准和制度去执行。

五、素养

5S管理中素养的含义是大家按照规定的要求执行。它是广义的要求，要求每一个人都遵照执行，让一个团队去共同执行。如果其他的人不去维护现有的秩序，那么现有的管理成果将会在短时间内流失，靠个人的行为是无法将前面的“4S”保持下去，只有靠集体去维护才能让整个办公文件管理发挥真正的作用。