6S咨询服务中心6S现场管理培训公司概述：作为一个6S管理咨询顾问，你应当具备哪些基本的公共能力呢？你至少需要具有主持访谈的能力、主持会议的能力、掌握专业文档编写的规则、口头表达能力等等……。

6S管理内容

一、主持访谈的能力

访谈的目的

获取信息；发布信息、推销一个注意，使之被认可；向一个人提问不是一件容易的事情，需要对被访者充满尊重和善意。

访谈必须遵守的规则

准备访谈

1.确定访谈主题

2.列出所要涉及的访谈要点

3.对所有问题按轻重缓急进行分类，在此基础上制定访谈计划

4.选好访谈对象 ：掌握信息的人、有决定权的人、有影响力的人

5.与被访者进行预约，告知访谈的目的、持续时间、地点和你的联系方法

进行访谈

选择最合适的时间，以免过多地影响对方的工作；在对方工作的地方进行访谈；访谈时间不要超过2小时；自我介绍，并再次说明访谈的目的；请对方作自我介绍、说明其职位；按预先指定的计划进行访谈，对对方的发言做好记录；对不清楚的地方或需要详细说明的地方进行复述；访谈结束时作一个简要的综述，以确保没有遗漏或误解；结束访谈并致谢。

访谈之后

撰写访谈报告，分清哪些是对方的语录，哪些是自己的理解；让被访者确认访谈报告；将所收集的信息交叉确认。

建议

访谈计划不是一成不变的框框， 要善于突破计划的框架接受被访者主动说出的重要信息；访谈中要主动，要及时分析对方给出的信息以调整提问方向

提问举例

问：您收到的文档怎么样？

答：尽是错误，回答中缺少信息，应深究。

补充问题 ： 什么样的错误？ 从哪儿来的？

问：你们的服务价格怎样？

答：人们认为太贵

补充问题 ： 谁认为这样？ 相对于什么标准而言？

问：你们部门工作质量怎么样？

答：有些部门的工作更糟

补充问题 ：哪些部门？更糟是什么意思？ 质量标准是什么？

问：质量好吗？

答：我知道工作质量好

补充问题 ： 您怎么知道工作质量好？

问：你们为什么使用这个流程？

答：因为我们必须这样，这是规矩。因为我没有别的办法

补充问题：为什么非这样不可呢？如果不这样将会出现什么情况呢？你们为什么不能？如果你们能这样做，将会怎样？

问：第一级检验是否做好了？

答：从来不对检验负责(主观判断)

补充问题：所有人都这样吗？您就从没有见过一人对其工作负责？就您一个人这样认为吗？您为什么说雇佣从来不？

问：处理会不会使工作推迟？

答：我知道您对这是怎么看(对方已有成见)

补充问题：您为什么这样想？您的判断依据是什么？您认为我对这件事有定论吗？

问：为什么不作更多的检验？

答：我很想作进一步的检验，但忙不过来(对对方的因果关系提问)

补充问题：当您忙得过来的时候，您作进一步的检查吗？是否有过那么一天，您忙不过来的时候也作了进一步检验？

二、主持会议的能力

会议是一种沟通工具，它可以促进信息流通，用集体智慧为问题寻求解决方案作决定。

准备会议

1.确定会议的TOP

Theme ： 主题；Objectif：目标；Plan ：计划

2.确定与会者名单及会议时间和地点

3.作好各类后勤准备(纸版、投影仪等)

主持会议

按时开会；在纸版上写明会议的主题、目标、计划以及持续时间；方便工作的进展；方便与会者之间的交流；方便与会者的参与；平衡会议支持人和与会者的发言时间；发言离题时应及时将其拉回到主题上来；会议间要做一些阶段性的复述和小结；时常提示会议主题；会议结束时总结会议要点并明确会议的后续工作；取保对会议的跟踪；对会议(TOP的遵守情况、与会者的选择等)进行简短的分析；整理好会议纪要 ：(会议主题和目标、与会人员、所作的决定、下次会议的要点等〕，将整理好的纪要及时发布；跟踪会议决定的执行以及会议期间要求的信息的收集。

建议

在安静的屋子内开会；会议超过两小时应考虑中间休息；会议主持人不要表态，让与会者自由表达，应采取主动倾听的态度，复述发言者的思想，综合不同观点，以提问方式让发言人把隐藏的信息明确表达出来；始终与整个小组而不是一个接一个地与单个与会者工作。

三、掌握专业文档编写的规则

定义：

书面交流(幻灯片、报告)需要让人读懂，因此要遵守行业内的特殊规则书面交流的目的不仅是传达信息，而且也是培训、鼓动、让人记住、使人产生行动的动机。事实：把一篇写得很好的文章放到100个人手中， 90个人只看题目，75人只读题目和引言，40个人读到第一段结束，20个人扫过全文，5个人读完全文。

幻灯片

目的：斥诸视觉、图解、使叙述生动、吸引听众、说服人、让人作决定；每张幻灯片必须是适当的；与会议的TOP相一致；使会议进展增色

幻灯片的内容：

记录要让他人接受的观点；字体要大，以便远处的人能看得见；每张幻灯片上只表达一个重要观点，要使用短句；交替使用文字和图表，以方便阅读；幻灯片上只写关键字，将观点和论据留作口头表达使用。

报告

目的 ：陈述事实，进行评议，提出建议

报告要精简：尽量压缩报告正文部分，以保证接收人读完它；应重分析、重建议、重结论，轻就事论事的陈述；辅助信息(详细资料、数据、中间计算等)应放在附录中以备读者查阅

报告要清晰：版面不要拥挤；语句要简短；内容要有良好的组织结构，段落标题要能反映出段落的内容；每5页应有一个小目录；重要观点要辅以例证和图表。

建议

报告正文前要插入一段摘要

四、口头表达

口头表达面对的听众可能人数众多，其中有人可能怀有敌意，有人可能身居高位要在这样的听众面前自如地表达，必须掌握一定的口头表达的规则

演讲准备

了解听众的人员构成，他们的期待、语言特点、心理状态等等；确定演讲的目标；汇总所要转达的信息并将其归类；准备好讲稿.

引言部分

介绍一个结构严谨、内容均衡的演讲框架 (2～3个主要部分，每个部分分2～3个小部分)；引言部分结束时应将演讲框架突出地演示出来，并在每次更换章节时回顾总的框架；一开始就要吸引听众.

表达主题

注意口头表述的质量(声调、节奏，)；变换姿态和位置；控制自己的发言(使用案例、图表、幽默)；控制内容，不要淹没在细节中以避免具体的技术问题；要表现出建设性的批评精神(分析利弊)和务实精神；要借助有说服力的数据和有意义的问题(用途、成本).

结束演讲

对演讲进行总结，必要时介绍一下后续事宜；向听众致谢.

建议

最后要留出问答时间；在重要问题上不要模棱两可；时常复述演讲内容；避免念讲稿，使用框图

五、图表的使用

图表以斥诸视觉的方式将数据表现出来，从而使之更有说服力它可以方便对可以量化的现象进行理解；

最常用的三中图表：

用直方图对不同类别进行数量比较

用圆饼图表示比率(份额)

用曲线表示趋势

另两类图表可以将信息以更复杂的形式表现出来

PARETO图(20-80图)

累计输入输出图可以用来很直观地表现出某部门工作量的变化，以及早准备相应的资源，控制和保证工期

六、主持培训

给一组人进行培训，需要：从知识、技能和行为三个方面确定培训起点；将小组推向项目所预期的变更目标

主讲培训课程最好能做到 ：

开讲前 ：

确定具体要求(参加人员的需求、企业需求、总体目标、期待的结果、参加人员的能力)；设计培训(教学目的、方法、时间长短、详细内容、培训师、培训指南、学员讲义、日期、地点、费用)；向学员讲明培训目的及内容，以方便他们的参与；向每个学员发出邀请.

开始培训时 ：

迎接学员(介绍场地、培训师、让学员自我介绍)；介绍作息时间、规则、讲义等

培训中 ：

把握传达信息的时机；变换讲课技巧(讲述、启发、案例、练习、大脑风暴)；变换授课工具(幻灯片、图表、模型、文件)；抓住小组的注意力，控制其反应；检查小组的进展情况(提问或让其复述)；注意自身行为举止(谈吐、书写、肢体语言、语调、声音、热情)；时常回顾讲课目标并作小结： “我们将到了哪里？”“下面将什么？”

培训结束：

评估培训；致谢；建议

所有培训成功的先决条件是从要获得的知识、要开发的能力和要支配的行为等方面表述培训的目标效果。

抓住每个学员的学习特点相应调整教学法。讲，让人讲，做，让人做，要不断变换教学法积极的参与比被动的听讲更有吸引力。

在组织培训前应提的问题：

这次培训是由谁发起？

需求者表达的培训目标是什么？

培训的对象是谁？

培训对象是否也感受到这种需求？

培训是否与机构、工具流程、市场或其他环境因素的变化有关有哪些限制？

承诺的效果是什么？

培训内容准备的一般程序：

需求分析

制定授课程序(主题、顺序)

拟定授课大纲

制作讲义和教案

后勤准备

七、主持解决问题的会议

这种会议在一个具有工作积极性和必要技术能力的小组中进行， 其目的是用小组的集体智慧解决问题．

主持这类会议需要特殊的方法，主持人要经过训练

7步法 ：

捕捉住问题：将问题表书出来；列出问题的各个方面以及对其的种种看法；尽可能多地收集想法和注意；按照一定的标准(价格、紧急程度等)进行分类；按照小组讨论结果，把问题表述并记录下来

收集信息：收集与问题有关的事实和问题的特性(什么，谁，何处，怎样，多少)；将收集的信息进行分类整理，将事实与意见区分开来，把相矛盾的地方记录下来。

找出问题的原因：列出各种可能的原因；分析每种原因对问题作用，估算其相对重要性，对原因的特性作详尽的描述，找出最重要的原因

寻求解决方案和测度指标：想象出所有能对原因起作用的手段；定出可用来选择最佳解决方案的指标(价格、期限、利弊、可行性等)；选择一个或几个最佳解决方案；建立整改计划；沟通并付诸行动；实施整改计划，跟踪指标的变化。

效果跟踪：把观察到的效果与预期效果相比较。分析偏差原因，必要时提出纠正措施。

建议

会议分两次进行，工作要分配到人，并非每个阶段都要集体工作。为了评测进展效果，应选一些有意义的综合性的指标指标要便于理解，人人都要了解指标的内容并对之进行跟踪，由负责人对指标进行评价。在对整改计划进行跟踪时，要对项目成功指标进行逐一检查。