6S咨询服务中心5S咨询公司概述：5S，也就是整理，整顿，清洁，清洁，修养。源于日本，的5S现场管理方法因其在改善工作环境、提高产品质量和提升效率方面的巨大作用，已被国内许多企业采用和推广。作为职场人，养成良好的职业习惯，不断提高工作效率，是提升自身竞争力的重要环节。所以，无论公司是否实行5S，我们都要在日常工作中自觉使用5S。今天就和大家聊聊如何用5S管理好文档。

5S咨询

第一步：5S整理

整理之意就是将要与不要的文件分开。要的文件需要分为现在要、以后要和很久才需要；不要的文件及时删除。具体来说，可以按访问日期排列文件，将两个月以上或时间远久的文件刻盘保存或者删掉；对未注明内容的文件，毫不犹豫的删除。

第二步：5S整顿

整顿之意就是将要的文件放在固定的位置，标识清楚。

对文件柜编好号，资料分类放在文件夹中并打好标识。再做一张索引表，可以随时查到要找的资料在哪页。在文件柜的外面再打一张表，明确说明柜子的哪层有哪些资料，一目了然。资料放在固定位置，拿动后及时归位，新增资料一定写上去。在电脑中建立一个文件夹，能随时通过电脑查询要找的资料在哪个柜子哪一层哪一个文件夹中。

电脑资料的管理：

1、名称定义清晰，盘名、文件夹名取名应“见名知义”，频繁使用的应建立特殊图标以示区别。

2、区分常用与不常用，常用的文件应放在显著的地方，不应放在深层文件夹中，更不可放到压缩包中。

3、目录资料建立树状文档，便于查找。

第三步：5S清扫

清扫之意就是去除不要的文件，经常清扫和检查。

需要保存的资料立即归类保存，不能拖。不需要的资料也立即处理掉。办公桌上除了正在处理的资料，不允许有其他资料，必须归档于文件柜内或文件架中。借助360安全卫士、QQ电脑管家等第三方软件，定时定期对电脑中的程序文件夹、桌面、系统等文件垃圾完成清理。

第四步：5S清洁

清洁之意就是让办公桌始终保持干净状态，保持清扫效果。

除了每天整理文件外，养成两种文件随时删除习惯：1、修改文章前无定稿的文件。2、解压文件解压后及时删除压缩包。若需保存，做好标注，可开辟专门文件夹存放。

第五步：5S素养

天天坚持做好整理、整顿、清扫、清洁，就会形成良好的习惯，不再把它们作为一种心理上的负担，而是成为下意识动作，素养自然就提高，工作效率也会大大提高。